4 einfache Schritte für ein erfolgreicheres wöchentliches Meeting

Die meisten von uns leiten eine Art wöchentliches Treffen oder nehmen daran teil. Das Meeting findet jede Woche zur gleichen Zeit statt und besteht in der Regel aus einer Reihe von Updates aus der Vorwoche und ein paar Dingen, an denen das Team für die kommende Woche arbeitet. Innerhalb eines Unternehmens kann es je nach Größe Dutzende solcher Meetings pro Woche geben, von denen jedes unabhängig ist und von einer anderen Person auf unterschiedliche Weise durchgeführt wird. Vor allem eines haben diese Treffen meist gemeinsam - sie sind meist ein negativer Zeitaufwand. Die Mitarbeiter betrachten dieses Treffen eher als prozedural als hilfreich und verlassen es nur selten mit wichtigen Erkenntnissen oder Handlungselementen.

Hier sind 4 einfache Schritte, die Sie schnell in das wöchentliche Meeting Ihres Teams implementieren können, um es für alle Teilnehmer vorteilhafter zu gestalten.

  1. Haben Sie eine klare Agenda mit Zeitlimits für jedes Thema - Es klingt einfach, aber die meisten Meetings haben keine klare Agenda, was die Teilnehmer unsicher macht, was sie jede Woche erwarten sollen. Auch wenn über die gleichen Dinge gesprochen wird, hilft das Zeigen einer konsistenten Agenda dabei, den Grund für die Veranstaltung zu verdeutlichen. Wenn eine Besprechung eine Tagesordnung hat, ist die Zeitzuweisung selten thematisch. Viele Besprechungen werden irgendwann dadurch entgleist, dass ein Teilnehmer zu viel Zeit damit verbringt, über etwas Triviales oder Nicht relevantes zu sprechen. Wenn Zeitfenster in der Tagesordnung enthalten sind, ist es sehr einfach, zum nächsten Thema überzugehen und keine Gefühle aufgrund einer Tagesordnung und Zeiteinteilung zu verletzen, die zu Beginn der Sitzung besprochen wurden.
    1. Alternate who lead - Wie oft haben Sie an einem Meeting teilgenommen, bei dem eine Person die ganze Zeit über gesprochen hat? Die meisten von uns haben es getan, und am Ende verlassen wir das Meeting eher mit dem Gefühl, dass wir belehrt als angehört wurden. Um dem entgegenzuwirken, versuchen Sie, eine Einführung in die Vorderseite des Meetings oder eine Zusammenfassung zu erstellen, in der jede Woche eine neue Person die Leitung übernimmt. Die Einführung oder Zusammenfassung kann so einfach sein, wie ein Zitat, das sie für das Unternehmen im Moment halten, warum ein aufschlussreicher Artikel, den sie lesen, für das Team zum richtigen Zeitpunkt erscheint oder einfach wiederholt, was sich alle für die Fertigstellung dieser Woche verpflichtet haben. Diese einfache Handlung vermittelt dem Anführer der Woche ein Gefühl der Eigenverantwortung und bindet den Rest des Teams ein, da er weiß, dass er bald in derselben Position sein wird.
    2. Punktzahl anzeigen - Waren Sie schon einmal bei einem Sportspiel, bei dem es keine Anzeigetafel gab? Ich würde niemals wetten. Wenn Sie die Punktzahl des Spiels kennen, wirkt sich dies erheblich auf die Entscheidungsfindung aus. Dies muss nicht unbedingt originell sein, aber jeder im Raum sollte die „Punktzahl“ des Teams oder der Firma sichtbar sehen können. Dies kann auf dem strategischen Plan des Unternehmens, der vierteljährlichen Priorität des Teams oder den monatlichen Zielen einer Person beruhen. In jedem Fall sollte die Punktzahl angezeigt werden, um die Gruppendiskussion zu fördern. So wie sich Teamkollegen auf dem Fußballfeld nach einem Fehler gegenseitig ermutigen, werden Sie sehen, dass Ihr Team dasselbe tut, indem Sie Teamkollegen ermutigen und ihnen helfen, die ihre Ziele nicht einhalten.
    3. Bringen Sie ein paar Gäste mit - Wenn Sie im Marketingteam sind und in Ihrem wöchentlichen Teammeeting nur die Leute sind, die in der Marketingabteilung arbeiten, dann fehlt Ihnen dies. Warum laden Sie nicht einige Gäste aus anderen Abteilungen zum Sitzen ein? Dies hilft auf drei Arten: Erstens ist das Team rechenschaftspflichtiger, weil es Gäste im Raum hat. Zweitens erhalten Mitarbeiter aus anderen Abteilungen Klarheit über die Ziele Ihres Teams, sodass das gesamte Unternehmen darauf ausgerichtet ist, dasselbe Gesamtziel zu erreichen. und drittens gibt es den gleichen Initiativen, an denen Ihr Team Woche für Woche arbeitet, neue Augen, was zu großartigen Einsichten und Ideen Ihrer Gäste führen kann. Jeden Monat sollte jede Person in Ihrem Unternehmen an einigen anderen Abteilungsbesprechungen teilnehmen, um eine Abstimmung zwischen den einzelnen Teams zu erreichen.
    4. Menschen sind Gewohnheitstiere, und es kann schwierig sein, Veränderungen in ein konsequentes Meeting einzuführen. Das Problem ist, dass sich die Teilnehmer in ihrem wöchentlichen Meeting immer wieder an das Gleiche gewöhnen, sodass jede Woche nur sehr wenige Erkenntnisse gewonnen werden. Indem Sie Konsistenzen wie eine Agenda und eine Anzeigetafel haben und diese mit Gästen und verschiedenen Personen verwechseln, die Ihre Meetings leiten, können Sie Kreativität anregen und Gespräche zur Problemlösung führen. Diese 4 einfachen Schritte sind einfach zu implementieren und fördern eine Kultur der Verantwortlichkeit und Ausrichtung in Ihrem Unternehmen.

      Weitere Informationen zu einem Tool zur Implementierung dieser Verbesserungen finden Sie unter www.bpr360.com